PDF dosyalarındaki verileri Excel’e aktarmak, birçok kişi için zaman alıcı ve zahmetli bir işlem olabilir. Ancak Excel’in güçlü “Veri Al” özelliği ve Power Query aracı sayesinde bu süreci hem hızlı hem de etkin bir şekilde yönetmek mümkün. Bu blog yazısında, PDF’ten Excel’e veri aktarımının temel adımlarını, karşılaşabileceğiniz olası sorunları ve bunların üstesinden nasıl gelebileceğinizi adım adım inceleyeceğiz.
İçindekiler
Neden PDF’ten Excel’e Veri Aktarımı?
Sıklıkla raporlar, tablolar veya diğer yapılandırılmış veriler PDF formatında karşımıza çıkar. Bu verileri analiz etmek, düzenlemek veya başka hesaplamalarda kullanmak istediğimizde ise Excel’e aktarmak kaçınılmaz olur. Manuel veri girişi hatalara açık olduğu gibi oldukça yorucudur. İşte bu noktada Excel’in sunduğu otomatik çözümler devreye girer.
Temel Adımlar: PDF Verisini Excel’e Aktarma
PDF dosyasındaki veriyi Excel’e aktarmanın ilk ve en temel adımı, Excel’in sunduğu “Veri Al” özelliğini kullanmaktır.
Excel’i Açın ve “Veri” Sekmesine Gidin: Boş bir Excel çalışma kitabı açın ve şeritte yer alan “Veri” sekmesine tıklayın.
“Veri Al” Seçeneğini Kullanın: “Veri Al” butonuna tıklayın. Açılan menüden “Dosyadan” seçeneğini ve ardından “PDF’ten” seçeneğini belirleyin. Kaynak: “ilk olarak ekranda gördüğünüz tabloyu Excel dosyama aktarmak istiyorum Bunun için de sekmelerden veri sekmesine geliyorum Buradan da verileri Ala tıklıyorum PDF dosyamız dosyaların içerisinde olduğu için dos ad geliyorum ve şurada pdften kısmını seçip tıklıyorum”
PDF Dosyasını Seçin: Aktarmak istediğiniz PDF dosyasını bilgisayarınızdan bularak seçin ve “İçeri Aktar” butonuna tıklayın.
Navigatör Penceresi: Excel, PDF dosyasını analiz edecek ve dosya içindeki tabloları (“Table”) ve sayfaları (“Page”) listeleyen bir “Navigatör” penceresi açacaktır. Bu pencerede aktarmak istediğiniz tablo veya sayfayı seçin.
Veri Dönüştürme: Power Query’nin Gücü
Navigatör penceresinde seçiminizi yaptıktan sonra genellikle veriyi doğrudan yüklemek yerine “Veri Dönüştürme” seçeneğini kullanmak en doğrusudur. Bu sizi Power Query Düzenleyicisi ekranına yönlendirecektir.
Kaynak: “Eğer burada bu değişikliği yapmamız gerekmese direkt Excel imize yükleyebiliyorsunuz ama Power query ekranına geldiğinizde burada daha detaylı ayarlar yapabiliyorsunuz”
Power Query, veriyi Excel’e yüklemeden önce üzerinde çeşitli düzenlemeler yapmanıza olanak tanır. Bu, temiz ve doğru bir veri seti elde etmek için kritik öneme sahiptir.
Karşılaşılabilecek Sorunlar ve Çözümleri
PDF’lerin yapısı çeşitlilik gösterebildiği için aktarım sırasında bazı sorunlarla karşılaşmak mümkündür. Power Query bu sorunları çözmek için ideal bir araçtır.
Tarih Formatı Sorunları: PDF’ten aktarılan tarihler bazen sayısal olarak algılanabilir. Power Query ekranında ilgili sütunu seçerek veri tipini “Tarih” olarak değiştirmelisiniz. Kaynak: “sipariş tarihi kısmına geldiğimizde burada tarih formatının düzgün yazılmadığını fark edeceksiniz bunu düzenleyip o şekilde yükleme yapalım… bakın burada 1 2 3 demiş Yani bunu sayı olarak almış bizim burada bunu düzeltmemiz gerekiyor geliyorum onu tarih olarak değiştiriyorum”
Başlık Satırlarının Kayması: Bazı PDF’lerde tablo başlıkları tablonun ilk satırında değil, birkaç satır aşağıda olabilir. Power Query’de “Dönüştür” sekmesi altında yer alan “İlk Satırı Üst Bilgi Olarak Kullan” seçeneğini kullanarak başlıkları doğru satıra taşıyabilirsiniz. Bu işlemi, başlıklar doğru şekilde tanımlanıncaya kadar tekrarlayabilirsiniz. Kaynak: “burada başlıklar biraz daha kaymış durumda Yani bizim Şuradaki 3ün satırdaki başlıklarımızın en üstte olmasını beklerdik… Dönüştür kısmına geliyorsunuz ve ilk satırı üst bilgi olarak kullan diye bir seçenek var Buna bir kere tıkladığımda bakın hepsini birden birleştirdiğim müşteri listesi diye bir başlık vardı onu alıyor yukarı taşıyor Ama biz bunu da istemiyoruz buna bir kere daha tıkladığımda kendi başlıklarını onun başlık olarak kabul etmesini sağlayacağım”
Birden Fazla Tablo İçeren PDF’ler: PDF dosyasında birden fazla tablo varsa, Navigatör penceresinde “Birden Çok Öğeyi Seç” seçeneğini işaretleyerek aktarmak istediğiniz tüm tabloları seçebilirsiniz. Her tablo Excel’e ayrı bir sayfa olarak aktarılacak ve her biri için Power Query’de ayrı ayrı düzenlemeler yapma imkanınız olacaktır. Grafik gibi tablo olmayan içeriklerin genellikle aktarılmadığını unutmayın. Kaynak: “karşımıza çok fazla tablo ve sayfa içeren bir popup çıktı burada birden çok oyayı seçmek istediğim için gelip şuraya tıklıyorum her birinin başına birer tane kutucuk açtı hangisine tik işareti koyarsam onları Excel’e aktarmak istediğimi belirtmiş oluyorum”
Aktarımı Tamamlama: Kapat ve Yükle
Power Query ekranında gerekli tüm düzenlemeleri yaptıktan sonra veriyi Excel’e yüklemeye hazırsınız demektir.
- “Giriş” Sekmesine Gidin: Power Query düzenleyicisinde “Giriş” sekmesine tıklayın.
- “Kapat ve Yükle” Seçeneğini Kullanın: “Kapat ve Yükle” seçeneğine tıklayın. Burada iki seçeneğiniz bulunur:
- “Kapat ve Yükle”: Veriyi yeni bir sayfaya veya mevcut sayfada rastgele bir yere yükler.
- “Kapat ve Hedeefe Yükle”: Verinin yükleneceği belirli bir hücreyi (örneğin, B2) belirlemenizi sağlar. Kaynak: “kapat ve yükleye geliyorum Burada iki tane seçenek var hedefe yükle dediğinizde direkt hücre belirtmeniz gerekiyor diğerine direk yüklemeyi gerçekleştiriyor kapat ve yükle diyorum verimi bu şekilde aktarmış oluyorum”
Veri Excel’e aktarıldıktan sonra, aktarılan tablonun adını değiştirebilir ve Excel’in sunduğu tablo tasarım özelliklerini kullanarak görsel düzenlemeler yapabilirsiniz.
Kaynak: “ek bir bilgi olarak şuradan tablonun adını değiştirebilirsiniz ya da tablo tasarımında şu yanda görmüş olduğunuz örneklerle oynamalar yapabilirsiniz”
Sonuç
PDF’ten Excel’e veri aktarımı, doğru araçlar ve yöntemler kullanıldığında oldukça basit bir işlemdir. Excel’in “Veri Al” özelliği ve Power Query, bu süreci otomatikleştirerek hem zamandan tasarruf etmenizi sağlar hem de veri doğruluğunu artırır. Tarih formatları, başlık düzenlemeleri veya birden fazla tablo gibi yaygın sorunların Power Query ile kolayca çözülebileceğini unutmayın. Bu pratik rehber sayesinde siz de PDF verilerinizi Excel’e kolayca aktarabilir ve verileriniz üzerinde dilediğiniz analizleri yapmaya başlayabilirsiniz.
PDF’ten Excel’e veri aktarma eğitim videomuza aşağıdaki linkten ulaşabilirsiniz.