Küçük bir esnaf ya da serbest meslek sahibiyseniz muhtemelen şu soruyla yüz yüze gelmişsinizdir: “Ahmet Bey’den ne kadar alacağım vardı, tam olarak hatırlamıyorum.” Muhasebe yazılımına gerek duymadan, Excel’de düzgün kurulmuş bir cari hesap tablosu bu soruyu saniyeler içinde yanıtlayabilir. Bu rehberde sıfırdan bir borç-alacak takip sistemi kuracağız.
İçindekiler
Cari Hesap Nedir, Neden Önemlidir?
Cari hesap, bir kişi ya da kurumla yapılan tüm alışveriş hareketlerini kronolojik olarak kaydeden ve anlık bakiyeyi gösteren bir kayıt sistemidir. Her yeni işlem önceki bakiyenin üzerine eklenir ya da çıkarılır; böylece “toplamda ne kadar alacağım var?” sorusunun cevabı her an hazır olur.
Türkiye’deki küçük işletmelerin büyük çoğunluğu hâlâ deftere ya da kağıda not alarak bu takibi yapmaya çalışıyor. Excel ile yapıldığında ise hem hata riski azalır hem de “Mehmet Bey’in 3 aylık ödemelerini toplasam ne yapar?” gibi sorular tek formülle yanıtlanır.
1. Adım: Temel Borç-Alacak Tablosunu Kurmak
Önce en sade haliyle başlayalım. Aşağıdaki sütunları içeren bir tablo oluşturun:
| Tarih | Müşteri / Tedarikçi | Açıklama | Borç (TL) | Alacak (TL) | Bakiye (TL) |
|---|---|---|---|---|---|
| 01.05.2026 | Ahmet Yılmaz | Malzeme satışı | 2.500,00 | 2.500,00 | |
| 05.05.2026 | Ahmet Yılmaz | Ödeme alındı | 1.000,00 | 1.500,00 | |
| 12.05.2026 | Ahmet Yılmaz | Malzeme satışı | 800,00 | 2.300,00 | |
| 20.05.2026 | Ahmet Yılmaz | Ödeme alındı | 2.300,00 | 0,00 |
Sütun Açıklamaları:
- Borç (TL): Müşterinin bize ödediği ya da bizim tedarikçiye ödediğimiz tutar
- Alacak (TL): Müşteriye sattığımız ya da tedarikçiden aldığımız tutar
- Bakiye: Anlık net alacak/borç durumu
2. Adım: Bakiye Sütununu Formülle Hesaplamak
Bakiye sütununun manuel hesaplanması hem zaman alır hem de hata kapısı açar. Bunun yerine formül kullanalım. Örneğimizde D sütunu Borç, E sütunu Alacak, F sütunu ise Bakiye olsun. Veriler 2. satırdan başlıyor.
F2 hücresine (ilk satır için):
=E2-D2F3 ve sonraki satırlar için (önceki bakiyeye ekle/çıkar):
=F2+E3-D3Bu formülü F3’e yazdıktan sonra aşağı doğru sürükleyerek tüm satırlara uygulayabilirsiniz. Her yeni işlem eklendiğinde bakiye otomatik güncellenir.
3. Adım: Birden Fazla Müşteri — Çok Müşterili Cari Tablo
Birden fazla müşteriyle çalışıyorsanız tüm hareketleri tek bir tabloda tutup müşteri sütunuyla ayırt edebilirsiniz. İşte daha kapsamlı bir örnek:
| Tarih | Müşteri | Açıklama | Borç (TL) | Alacak (TL) |
|---|---|---|---|---|
| 03.05.2026 | Fatma Demir | Fatura #101 | 3.200,00 | |
| 07.05.2026 | Mustafa Kaya | Fatura #102 | 1.750,00 | |
| 10.05.2026 | Fatma Demir | Ödeme | 1.500,00 | |
| 15.05.2026 | Zeynep Arslan | Fatura #103 | 4.600,00 | |
| 18.05.2026 | Mustafa Kaya | Ödeme | 1.750,00 | |
| 22.05.2026 | Fatma Demir | Fatura #104 | 900,00 |
4. Adım: Müşteri Bazlı Net Bakiyeyi Hesaplamak
Asıl soru şu: “Fatma Demir’den toplamda ne kadar alacağım var?” Bunun için ÇOKLUETOPLA (İngilizce: SUMIFS) fonksiyonu mükemmel bir çözüm sunar.
Müşteri adını A1 hücresine yazdığınızı varsayalım. Net bakiyeyi şöyle hesaplarsınız:
=ÇOKLUETOPLA(E:E;B:B;A1)-ÇOKLUETOPLA(D:D;B:B;A1)
' İngilizce versiyonu:
=SUMIFS(E:E,B:B,A1)-SUMIFS(D:D,B:B,A1)Bu formül, seçilen müşteriye ait tüm alacakları toplayıp borçları çıkarır. Sonuç pozitifse o müşteriden alacağınız var demektir; negatifse borcunuz var demektir.
5. Adım: Özet Bakiye Tablosu Oluşturmak
Tüm müşterilerin güncel bakiyesini tek bakışta görmek için ayrı bir sayfaya (ya da aynı sayfada ayrı bir bölüme) özet tablo ekleyin:
| Müşteri | Toplam Alacak (TL) | Toplam Ödeme (TL) | Net Bakiye (TL) | Durum |
|---|---|---|---|---|
| Fatma Demir | 4.100,00 | 1.500,00 | 2.600,00 | Alacaklı |
| Mustafa Kaya | 1.750,00 | 1.750,00 | 0,00 | Kapalı |
| Zeynep Arslan | 4.600,00 | 0,00 | 4.600,00 | Alacaklı |
“Durum” sütununu otomatik doldurmak için EĞER (İngilizce: IF) fonksiyonunu şu şekilde kullanabilirsiniz:
=EĞER(D2>0;"Alacaklı";EĞER(D2<0;"Borçlu";"Kapalı"))
' İngilizce versiyonu:
=IF(D2>0,"Receivable",IF(D2<0,"Payable","Closed"))6. Adım: DÜŞEYARA ile Hızlı Müşteri Sorgulama
Özet tablonuzda müşteri adları A sütununda, net bakiye ise D sütunundaysa, herhangi bir hücreye müşteri adı yazarak bakiyesini anında sorgulayabilirsiniz. Bunun için DÜŞEYARA (İngilizce: VLOOKUP) kullanın:
=DÜŞEYARA("Fatma Demir";A:D;4;0)
' İngilizce versiyonu:
=VLOOKUP("Fatma Demir",A:D,4,0)Daha da pratik bir kullanım için müşteri adını ayrı bir hücreye (örneğin G1) yazın, formülü ise şöyle düzenleyin:
=DÜŞEYARA(G1;A:D;4;0)
' İngilizce versiyonu:
=VLOOKUP(G1,A:D,4,0)Böylece G1’deki ismi değiştirdiğinizde bakiye otomatik olarak güncellenir.
Koşullu Biçimlendirme ile Bakiyeyi Renklendirmek
Hangi müşterilerin bakiyesi kritik eşiği aştı, bunu göz kırpmadan fark etmek ister misiniz? Koşullu biçimlendirme bu iş için biçilmiş kaftandır.
- Net Bakiye sütununu (örneğin D2:D100) seçin.
- Giriş sekmesinden Koşullu Biçimlendirme → Yeni Kural‘a tıklayın.
- “Formül kullan” seçeneğiyle
=D2>5000kuralını ekleyin ve arkaplanı kırmızı yapın. - Aynı adımları tekrarlayarak
=D2=0kuralı için yeşil renk atayın.
Artık 5.000 TL üzeri bakiyesi olan müşteriler kırmızıyla, hesabı kapanmış olanlar ise yeşille işaretlenecek.
Sık Yapılan Hatalar ve Bunlardan Kaçınmak
Cari hesap tablolarında en sık karşılaşılan sorunlardan biri, borç ve alacak kavramlarının karıştırılmasıdır. Bakkal ya da esnaf mantığında “alacak” sizin müşteriden almanız gereken paradır; muhasebe dilinde ise tam tersi anlamı taşıyabilir. Tablonuzu tasarlarken hangi yönelimi kullandığınızı başlıkta ya da ayrı bir hücrede belirtmek ileride kafanızı karıştırmaz.
Bir diğer yaygın hata, aynı müşterinin adını farklı şekillerde yazmaktır: “Ahmet Yılmaz”, “ahmet yılmaz”, “A. Yılmaz” gibi. ÇOKLUETOPLA ve DÜŞEYARA büyük-küçük harf farkını görmese de boşluk farkını görür. Bu yüzden açılır liste (Veri Doğrulama) kullanarak müşteri adlarını standardize etmek en sağlıklı yöntemdir.
Temel Formüller: Hızlı Başvuru Tablosu
| Amaç | Türkçe Formül | İngilizce Formül |
|---|---|---|
| Kümülatif bakiye | =F2+E3-D3 | =F2+E3-D3 |
| Müşteri toplam alacak | =ÇOKLUETOPLA(E:E;B:B;A1) | =SUMIFS(E:E,B:B,A1) |
| Müşteri net bakiye | =ÇOKLUETOPLA(E:E;B:B;A1)-ÇOKLUETOPLA(D:D;B:B;A1) | =SUMIFS(E:E,B:B,A1)-SUMIFS(D:D,B:B,A1) |
| Bakiye durumu | =EĞER(D2>0;"Alacaklı";"Borçlu") | =IF(D2>0,"Receivable","Payable") |
| Ad ile sorgulama | =DÜŞEYARA(G1;A:D;4;0) | =VLOOKUP(G1,A:D,4,0) |
Sonuç
Excel’de kurulmuş düzgün bir cari hesap tablosu, pahalı muhasebe yazılımlarına ihtiyaç duymadan alacak-borç takibini profesyonel düzeyde yapmanızı sağlar. Birkaç basit formülle hem kümülatif bakiyeyi hem de müşteri bazlı özeti otomatik olarak hesaplayabilirsiniz. En önemli adım ise verileri düzenli ve tutarlı biçimde girmek — geri kalanını Excel halleder.
Bu şablonu kendi iş süreçlerinize uyarlamak ister misiniz? Yorumlarda hangi sektörde çalıştığınızı paylaşırsanız, size özel bir örnek hazırlayabiliriz.